给文件一个清楚的版本

保留可继续修改的源文件

文档、表格、图片或视频通常都有可编辑的源文件。发送 PDF、图片或视频供他人查看时，也保留一份源文件，避免之后需要修改却只能重新制作。

需要在不同软件间转换格式时，先保留原件。转换后重新打开，检查排版、字体、图片和公式等关键内容，尤其留意跨软件显示可能出现的差异。

文件名承载最重要的信息

建议在文件名里写清楚主题、版本和日期。例如“个人学习计划_V02_20261016.xlsx”。版本号用于识别修改顺序，日期用于定位时间，两者一起使用更容易辨认。

同一个目录只保留一个明确的当前版本，其余版本放进“历史版本”目录。已经发出的版本也保留下来，方便对照反馈。

交付前重新打开一次

• 文字：检查标题、日期、姓名和明显错别字。
• 表格：检查关键金额、合计和公式结果。
• 图片与视频：检查尺寸、清晰度、字幕和实际播放效果。
• 压缩包：解压到一个新目录，确认文件齐全且可以打开。

写一句简短说明

给别人发送文件时，说明用途、版本和需要对方确认的内容。例如：“这是 V02 预览稿，本次调整了目录，请确认章节顺序。”清楚的说明能减少来回猜测。

文件准备完成、发送成功和对方确认完成，是不同的进度。分别记录这些状态，后续跟进会更准确。